Projektmanagement Tools Excel Kostenlos – So Geht Ihr Plan Auf

Sie haben ein kleines Projekt geplant und möchten sehen was Projektmanagement Tools Excel kostenlos bietet? Hier sind sie richtig! Wir zeigen ihnen wie sie die Allzweckwaffe Excel und im weiteren Sinne Microsoft Office voll ausnützen können!

Projektmanagement Tools Excel kostenlos anwenden

Fast jeder kennt Microsoft Excel, das vielfältige Tabellenkalkulationsprogramm. Manch einer benutzt es als einfachen Taschenrechnerersatz. Ein anderer verändert die Arbeitsoberfläche mit Makros soweit, dass man das Programm kaum wiedererkennt. Microsoft Excel ist viel vielseitiger als die meisten denken.

Zum Beispiel macht es sich sehr gut als Projektmanagementsoftware für mittlere und kleinere Projekte. Dabei können Sie einen einfachen Berechnungsbogen zusammenstellen oder eine Bilanz aufstellen. Sie können den Projektfortschritt festhalten und ihren Lagerbestand verfolgen.

Um den Inhalt der Excel-Datei für Außenstehende wie Führungskräfte und Kunden darzustellen kann man ein weiteres Produkt der Microsoft Office Familie verwenden: Das Präsentationsprogramm PowerPoint.

Projektfortschritt mit Excel verfolgen

Ein recht einfacher Anwendungsbereich für Excel ist die Verfolgung des Projektfortschritts mit Excel. Man kann die einzelnen Schritte und Kosten eines Projektes die geplant sind, sowie die zuständigen Mitarbeiter und die erwartete Dauer für jeden Teil des Projekts festhalten. In einer weiteren Spalte kann man dann die reellen Kosten und den Stand eines jeden Projektteils festhalten.

Die Kritischer Pfad Methode als Technik der Projektverfolgung mit Excel

Der kritische Pfad ist die Folge von Teilabschnitten in einem Projekt die hintereinander durchgeführt werden müssen und durch ihre Dauer die Länge des Gesamtprojektes bestimmen. Mit Excel können sie recht einfach die einzelnen Teilstücke auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss darstellen und den Einfluss der einzelnen Abschnitte auf die Gesamtdauer des Projektes bestimmen.

Projektmanagement Tools Excel kostenlos - auch für die Methode des kritischen Pfades
Der kritische Pfad ist das Herzstück eines Projekts

Sie können auch festgestellt werden welche Aufgaben am besten parallel angegangen werden. Während des Projektes sieht man ganz einfach wie sich eine Verzögerung oder der verfrühte Abschluss eines Projektteils auf die Planung auswirkt.

Projekttagebuch mit Excel

Zusätzlich zur Planung können Sie Excel als Tagebuch für ein Projekt verwenden. Kinderleicht lässt sich ein Kalendern erstellen der wichtige Termine anzeigt. Gleichzeitig hilft ihnen die Archivierung bereits durchgeführter Projektabschnitte den Fortlauf des Projekts im Nachhinein nachzuvollziehen und wichtige Daten erneut aufzurufen falls es notwendig wird.

Microsoft Office Timeline und Gantt-Diagramme

Im Zusammenhang der Projektplanung ist Microsoft Office Timeline ein nützliches kleines Plug-in. Es ermöglicht die Verknüpfung von Microsoft Powerpoint mit Excel und Project. Ist das Plug-In installiert können sie sogenannte Gantt-Diagramme erstellen die den Projektverlauf graphisch darstellen.

Gantt-Diagramme sind eine Möglichkeit die Aktivitäten in einem Projekt darzustellen. In einer Reihe wird die Zeit aufgetragen und in der ersten spalte die Aktivitäten im Projekt. Sie können Pfeile benutzen um den Ablauf der einzelnen Schritte nacheinander zu verdeutlichen.

Projektmanagement Tools Excel kostenlos - Auch Gantt-Diagramme können erstellt werden
Ein Gantt-Diagramm zeigt den zeitlichen Projektablauf

 

Es ist zu  beachten, dass Sie Gantt-Diagramme nur für die bereist erwähnten mittleren und kleinen Projekte. Bei einem großen vielschichtigen Projekt kann die Darstellung schnell unübersichtlich werden.

Durch die Verknüpfung mit Excel und Project werden die Diagramme in Powerpont automatisch angepasst wenn sich die Daten in der Datei die als Quelle dient ändern.

Darstellung des Projektfortschritts mit PowerPoint

Nun ist es schön und gut wenn sie selber wissen wie es um Ihr Projekt steht. Ab und zu muss allerdings selbst der unabhängigste Projektmanager seinen Kunden oder vorgesetzten etwas Information über sein Projekt geben. Dazu bietet sich eine PowerPoint Präsentation an. Mit dem Plug in Microsoft Office Timeline können sie Daten über die Arbeitsschritte und den Projektfortschritt aus Excel importieren.

Projektmanagement Tools Excel kostenlos - PowerPoint gehört auch dazu
(Fast) jede PowerPoint-Präsentation endet in allgemeiner Zufriedenheit

Projektplanungsfolien für Teammitglieder mit PowerPoint erstellen.

Zusätzlich zur Informationsweitergabe an Personen außerhalb des Projektteams können Sie PowerPoint-Folien benutzen um Teammitglieder über die einzelnen Projektschritte zu informieren. Auf den Folien halten sie wichtige Daten fest und  wer für welchen Arbeitsschritte zuständig ist. Zusätzlich können Teammitglieder Berichte für einzelne Arbeitsschritte und deren erfolgreichen Abschluss erstellen.

Grafische Projektplanung auf Powerpoint Folien.

Unter Umständen ist die Tabellarische Projektplanung allein nicht genug. Viele Sachverhalte lassen sich besser mit Grafiken und Flow-Diagrammen auf PowerPoint-Folien darstellen. Oft sind die Zusammenhänge in einem Projekt nicht einfach linear. Manche sind verzweigt und führen zu parallel ablaufenden Projektpfaden. Auch hier hilft Microsoft Office Timeline um Excel Planungsdaten in eine PowerPoint Folie einzufügen.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen das Projektmanagement Tools Excel kostenlos überraschend nützlich für das Projektmanagement sind – und damit insbesondere für kleine Unternehmen und Gründer eine gute Alternative zu bezahlter Projektsoftware (diese zum Beispiel) darstellen!!

Eine kleine Video-Anleitung zur Projektplanung mit Excel finden Sie im Folgenden Video: